La dématérialisation constitue l’une des mesures prises afin d’atténuer la destruction de l’environnement. Ceci étant adopté dans le but de minimiser les masses de papiers consommés dans les nombreux services administratifs tant publics que privés.
Toutefois, ceci revient à dire que la signature des personnes concernées sur chaque dossier doit aussi être numérisée. L’enjeu dans cette initiative se trouve justement dans l’étape de ratification. Effectivement, beaucoup sont les prestataires de service de signature électronique qui travaillent dans ce domaine sans pour autant être réglementé par l’eIDAS.
Comment choisir son prestataire de signature électronique ?
En effet, les entités souhaitant dématérialiser leurs démarches administratives se doivent de travailler conjointement avec des services de signature électronique. D’ailleurs, beaucoup sont les logiciels en ligne permettant de ratifier des documents sans être agréés par l’État.
Pour information, un service de signature électronique est légal si et seulement si un service de signature électronique est réglementé par l’eIDAS. Cela dit, l’authenticité ainsi que la fiabilité de ladite signature sont garanties avec ces prestataires. De cette manière, pourquoi ne pas faire
signer un document PDF par ici pour être sûr que ceux-ci soient sécurisés et reconnus légalement ? Mais comment fonctionne exactement le processus de la signature électronique ?
Les démarches de la signature électronique
La première étape pour faire ratifier un document numérique est de s’inscrire auprès d’un service de signature électronique. À noter que cette pratique fonctionne aussi bien dans la digitalisation de procédures de commercialisation, de la démarche de souscription et d’abonnement à distance.
En ce qui concerne le processus de ratification, il se déroule comme suit :
- Entrer dans l’interface du prestataire
- Télécharger le fichier PDF à ratifier en spécifiant le signataire
- Le document sera ensuite reçu et signé par ce dernier
Pour vérifier la fiabilité de la signature, vous pouvez demander à ce dernier de vous faire renvoyer le fichier signé avec un certificat nominatif ou bien vous recevrez un message d’authentification récapitulant son identité lorsqu’il tente d’accéder au fichier.
Les avantages de l’usage de la signature électronique
Nombreux sont les avantages de l’utilisation de la signature électronique. Premièrement, les procédures de validation sont devenues plus simples. Plus besoin de faire la queue ni attendre à ce que le responsable soit présent pour pouvoir obtenir une signature.
Deuxièmement, le délai d’attente quant à l’obtention et le règlement dudit document est réduit. En effet, quelques clics suffisent pour renvoyer instantanément le fichier à son destinataire.
Enfin, l’invention de la signature électronique permet de réduire les dépenses lors du traitement de dossier. Cela concerne notamment le coût de l’impression, le coût de traitement ainsi que les différents frais d’envoi.